Ai tempi dello smart working

Organizzare un home office è un segno dei tempi, in questi giorni più che mai attuale. Per pianificare correttamente questa funzione all’interno di un appartamento bisogna innanzitutto porsi alcune domande sulle proprie esigenze: mi basta un appoggio per il PC o devo allestire una postazione con stampanti, scanner, tavolette grafiche? Ho necessità di disporre sul tavolo documenti cartacei e progetti, con la necessità di organizzare materiali di cancelleria o da disegno? Devo condividere on line il mio lavoro e fare riunioni virtuali con il mio staff?

Uno dei primi consigli è quindi quello di valutare i diversi spazi utilizzabili e di scegliere, a seconda delle risposte, il luogo più adatto. Se non si dispone di una stanza da adibire a studio occorre infatti ricavare una postazione di lavoro in altre zone della casa: si può optare per il soggiorno o, per maggiore tranquillità, per la camera da letto. È importante poi, soprattutto per chi vive con altre persone, identificare anche un luogo che sia “libero dal lavoro”, un “rifugio”cioè che funga da zona neutra, riconosciuto da tutti come il posto dedicato allo stare insieme e alla condivisione: il più indicato in questo senso è sicuramente la cucina.

Ma torniamo all’home office: per essere produttivi, in molti casi, possono bastare un tavolo o un ripiano, alcuni suggerimenti tuttavia aiutano nella realizzazione di uno spazio davvero efficiente. Ad esempio, se l’ampiezza dei locali è limitata sono da evitare scrivanie ingombranti, meglio piuttosto organizzare l’ufficio lungo una parete perimetrale con mensole e standing desk estraibili, allungabili e regolabili in altezza, possibilmente inseriti in armadi dotati di ante a cerniera o scorrevoli: aprendole si “accede” all’angolo ufficio e quando non si deve lavorare basta chiudere l’anta sia per proteggere gli strumenti dalla polvere, sia per non avere sotto gli occhi il disordine che regna sulle scrivanie. Per creare un po’ di privacy si può inserire una parete divisoria in vetro o in vetrocemento che isoli acusticamente gli spazi senza impedire però il passaggio della luce. Quest’ultima infatti ha moltissima influenza sul nostro stato psicofisico e interferisce anche sulla nostra produttività: sono stati effettuati diversi studi a dimostrazione che in ambienti luminosi si riesce a mantenere un livello di concentrazione più elevato e più a lungo. La luce deve essere però frontale o laterale poiché non deve creare riflessi sui monitor e lo stesso principio vale se si deve ricorrere in alcuni orari alla luce artificiale che deve essere di spettro neutro, oppure fredda, orientabile e preferibilmente di intensità variabile in modo da poterla regolare a piacimento: i nuovi smart-light bulbs diventano preziosi per questo utilizzo.

Fondamentale anche la scelta dei colori di pareti e arredi. Naturalmente devono inserirsi armoniosamente nell’ambiente; è però sconsigliato il total white poiché produce un senso di disorientamento e da evitare sono anche i colori saturi poiché rendono l’ambiente faticoso. Meglio optare per una palette di colori delle mezze chiarezze come ad esempio: azzurro cenere, rosa pallido, verde salvia. Per il proprio benessere utilizzare poi sedute ergonomiche e dotare l’ambiente, visto che ci ospiterà per molte ore, di depuratore e di umidificatore d’aria e aggiungere verde: le piante infatti donano non solo un tocco di personalizzazione, ma sono in grado di assorbire CO2, sostanze inquinanti e campi elettromagnetici, regalando al contempo una dose di buonumore e di benessere psicofisico.

Naturalmente, per lavorare da casa in smart working, non basta solo la predisposizione logistica, ma occorre anche qualche dritta tecnica in funzione di quello che si ha necessità di fare. Mettiamo che si abbia la necessità di fare riunioni: i software di videoconferencing sono molti, a partire dal più noto Skype. Non tutti sanno però che è possibile utilizzare come schermo per le videoconferenze il proprio televisore grazie a collegamenti cablati (ad esempio HDMI) o wireless (come Miracast) e più videocamere per spostare, durante la conversazione, la ripresa su persone, ambienti e progetti come se si dirigesse una cabina di regia televisiva. Per quanto riguarda voce e suoni, possono essere riprodotti con casse amplificate cablate o bluetooth ed altresì trasmessi con più microfoni, provenienti da più punti, selezionando, nel corso della trasmissione, il microfono giusto fra quelli precedentemente collegati (anch’essi via cavo o bluetooth). Se invece la vostra necessità è quella di operare sul PC fisico che avete lasciato in ufficio, vi servirà un software di desktop remoto: TeamViewer è il nome di riferimento in questo segmento. Se la vostra azienda si è ben strutturata starete già operando da tempo in cloud utilizzando un PC virtuale in rete ovvero un Virtual Desktop (VDI) ma se questo ancora non è avvenuto, o se siete liberi professionisti che ancora non hanno avuto questa esigenza o se soltanto desiderate avere il vostro PC con i vostri dati a disposizione ovunque andiate, allora la risposta alla vostra necessità prende il nome di DaaS: Desktop as a Service. Aziende come Amazon e Citrix ma anche operatori meno famosi offrono, tramite un accesso User/Password la possibilità di fruire di un vostro PC virtuale personale in rete (o meglio in cloud), da qualsiasi postazione connessa in tutto il mondo… e pertanto anche da casa vostra!